Flow: Kreiranje kvote (Admin) (dodjela putem emaila)

Actor

Administrator (HNS osoblje koje kreira i upravlja kvotama ulaznica)

Preconditions

• Administrator ima važeće pristupne podatke i ovlasti za upravljanje kvotama
• Događaj/utakmica postoji u sustavu s dostupnim inventarom
• Dostupni su podaci o primatelju kvote (email adresa, detalji alokacije)

Flow Steps

1. Pristup upravljanju kvotama

   • Administrator se prijavljuje u admin portal s povišenim ovlastima (MFA obavezna)
   • Otvara sekciju Quota Management
   • U kalendaru odabire ciljanu utakmicu/događaj

2. Konfiguracija parametara kvote

   • Administrator unosi konfiguraciju kvote:
   • Email adresa primatelja (jedinstveni identifikator)
   • Interna napomena (vidljiva samo administratoru, npr. "VIP Sponsor Allocation")
   • Kodovi dodijeljenih sektora (npr. D1, C1, B2)
   • Ukupna količina ulaznica
   • Kod za popust (0 za punu cijenu, GR za besplatno ili postotak/fiksni iznos)
   • Algoritam alokacije (NM = najbolja mjesta, REDOM = redoslijedno/nasumično)
   • Datum isteka s vremenom (automatska primjena)
   • Oznaka dopuštenja za kreiranje pod-kvota (can_create_subquotas: TRUE/FALSE)
   • Oznaka odgođenog plaćanja (Delayed Payment) Y/N
   • Toggle za automatsko slanje email obavijesti
   • Sustav validira:
   • Format email adrese
   • Da kodovi sektora postoje za odabranu utakmicu
   • Da je dostupan dovoljan inventar
   • Da je datum isteka u budućnosti

3. Ako email adresa nije registrirani korisnik

   • Kvote će se automatski dodijeliti kada se korisnik registrira putem HNS mobilne aplikacije

4. Slanje email pozivnice

   • Ako je auto-send uključen, sustav odmah šalje email primatelju
   • Email sadrži:
   • Detalje alokacije (količina, sektori, utakmica, isteka)
   • Deeplink na quota dashboard u aplikaciji
   • Upute za preuzimanje putem HNS mobilne aplikacije
   • Kontakt korisničke podrške
   • Ako je auto-send isključen, administrator može ručno poslati email kasnije
   • Sustav bilježi status dostave emaila

5. Slanje push notifikacije

   • Ako primatelj ima instaliranu HNS aplikaciju, šalje se push notifikacija:
   • "Imate dodijeljeno [X] ulaznica za [Utakmicu]. Preuzmite do [Datum]"
   • Notifikacija uključuje deep link na quota dashboard u aplikaciji

6. Potvrda kreiranja kvote

   • Admin portal prikazuje potvrdu uspjeha
   • Prikazuje detalje kvote i status: "Active - Pending Claim"
   • Dodijeljena mjesta se odmah oduzimaju od javno dostupne prodaje
   • Kvote se prikazuju na admin dashboardu uz praćenje statusa u realnom vremenu

7. Praćenje statusa kvote

   • Administrator može vidjeti kvotu na dashboardu s:
   • Status: Active, Partially Claimed, Fully Claimed, Expired
   • Iskorištenost: Allocated, Claimed, Available, Delegated (ako su kreirane pod-kvote)
   • Odbrojavanje do isteka
   • Vrijeme zadnje aktivnosti
   • Administrator može filtrirati kvote po utakmici, statusu, primatelju, vremenskom rasponu
   • Ažuriranja u realnom vremenu kada nositelj kvote preuzme ulaznice ili kreira pod-kvote

Alternative Flows

A1: CSV masovni uvoz

• Administrator odabire opciju "Import Quotas"
• Učitava CSV datoteku (maks. 50 redaka po uvozu)
• Sustav validira format i podatke CSV-a:
• Email adrese (format)
• Kodove sektora (postoje za utakmicu)
• Količine (dovoljan inventar)
• Datume (valjani datumi u budućnosti)
• Ako validacija prođe, sustav kreira sve kvote u batchu
• Ako validacija ne prođe, prikazuje se detaljan izvještaj grešaka s brojevima redaka
• Sažetak uspjeha prikazuje broj kreiranih kvota
• Pozivnice e-poštom automatski se šalju primateljima s prekidačem za automatsko slanje obavijesti e-poštom

A2: Neuspješna dostava emaila

• Email servis vraća grešku dostave (neispravna adresa, pun sandučić, itd.)
• Sustav bilježi grešku i označava kvotu kao "Email Failed"
• Administrator dobiva obavijest o neuspješnoj dostavi
• Administrator može:
• Poslati ponovno
• Otkazati kvotu i kreirati novu s ispravnim emailom

A3: Izmjena kvote prije preuzimanja

• Administrator može urediti parametre kvote
• Administrator može otkazati preuzete ulaznice
• Izmjene se bilježe u audit trailu s admin ID-om i vremenom

A4: Ručno istjecanje kvote

• Administrator može ručno isteći kvotu prije definiranog roka
• Sustav traži potvrdu i opcionalni razlog
• Status kvote se mijenja u "Expired by Admin"
• Neiskorištene ulaznice se odmah vraćaju u inventar
• Primatelj dobiva obavijest o isteku
• Radnja se bilježi u audit trailu

A5: Produženje roka

• Administrator može produžiti datum isteka kvote
• Sustav validira da je novi datum u budućnosti i prije datuma utakmice
• Produženje se primjenjuje na parent kvotu i sve pod-kvote
• Primatelj dobiva obavijest o produženju
• Radnja se bilježi u audit trailu

A6: Otkazivanje kvote

• Administrator može u potpunosti otkazati kvotu
• Sustav traži potvrdu i razlog
• Status kvote se mijenja u "Retracted by Admin"
• Sve ulaznice se vraćaju u inventar
• Primatelj i svi nositelji ulaznica dobivaju push obavijest o otkazivanju
• Nositelj kvote u aplikaciji vidi ulaznice kao prekrižene
• Radnja se bilježi u audit trailu s razlogom

A7: Nedovoljan inventar

• Tijekom kreiranja kvote, sustav detektira nedovoljan broj mjesta u traženim sektorima
• Administrator dobiva poruku greške: "Insufficient inventory. Available: [X], Requested: [Y]"
• Administrator može:
• Smanjiti količinu
• Odabrati druge sektore
• Osloboditi rezervirana mjesta iz drugih kvota
• Odustati od kreiranja kvote

Post-Flow Actions

Mogućnosti admin dashboarda:

• Pregled svih kvota za sve utakmice
• Filtriranje po statusu, utakmici, vremenskom rasponu, primatelju
• Izvoz popisa kvota u CSV za izvještavanje
• Pregled detaljnog audit loga kvote
• Generiranje izvještaja (alokirano vs. preuzeto)
• Grupiranje odgođenih plaćanja i dodjeljivanje pod jedan račun
• Praćenje aktivnosti kreiranja pod-kvota (za kvote s dopuštenjem delegiranja)

Praćenje u realnom vremenu:

• Dashboard se automatski osvježava s najnovijim statusom
• Administrator može vidjeti kada:
• Nositelj kvote preuzme ulaznice
• Kreiraju se pod-kvote
• Status plaćanja
• Kvote isteknu ili dosegnu rok
• Validacija identiteta ne uspije (odbijanje zbog blacklist)

---

Last Updated: November 2025