Flow: Naplata odgođenog plaćanja (VIP/sponzori – workflow naplate)¶

Actor¶

Primarni: Financijski administrator
Sekundarni: Partner (dužnik)

Preconditions¶

Kvote ili ulaznice dodijeljene su s uključenom oznakom "Deferred Payment"
Ulaznice su preuzete/dodijeljene od strane VIP-a/sponzora/partnera, ali je plaćanje odgođeno
Voditelj financija ima pristup sustavu za upravljanje plaćanjima
Konfigurirana je integracija s e-računi (hrvatski sustav e-izdavanja računa)
Uspostavljen je proces praćenja bankovnog računa

Flow Steps¶

Part 1: Kreiranje ponude za odgođeno plaćanje (Admin)¶

Pregled naloga s odgođenim plaćanjem
- Voditelj financija prijavljuje se u admin portal
- Otvara "Payment Management" → sekciju "Deferred Payments"
- Dashboard prikazuje:
  - Odgođena plaćanja na čekanju (ulaznice preuzete, plaćanje nije naplaćeno)
  - Otvoreni iznos po dužniku
  - Rokove plaćanja
  - Kašnjenja (istaknuta crveno)
- Opcije filtriranja:
  - Po dužniku (VIP ime, sponzor)
  - Po utakmici/događaju
  - Po statusu plaćanja: Pending, Offer Sent, Partially Paid, Paid, Overdue
  - Po vremenskom rasponu
Grupiranje plaćanja po dužniku
- Voditelj financija pregledava više naloga za istog dužnika
- Primjer: "HNK Rijeka" je preuzela ulaznice za 3 različite utakmice
  - Utakmica 1: Hrvatska vs. Portugal (12 ulaznica, €1,440)
  - Utakmica 2: Hrvatska vs. Španjolska (8 ulaznica, €960)
  - Utakmica 3: Hrvatska vs. Italija (15 ulaznica, €1,800)
  - Ukupno otvoreno: €4,200
- Sustav omogućuje grupiranje više naloga u jednu ponudu plaćanja
- Voditelj financija odabire naloge za grupiranje:
  - Označavanje više naloga checkboxom
  - Gumb "Group Selected"
- Sustav kreira konsolidiranu ponudu plaćanja
Generiranje ponude plaćanja
- Voditelj financija klikne "Generate Payment Offer" za grupirane naloge
- Prikazuje se forma ponude plaćanja s:
  - Podaci o dužniku (može uređivati admin):
    - Naziv organizacije/ime osobe
    - Email adresa (primarni kontakt)
    - Porezni broj (OIB za organizacije)
    - Adresa za račune
  - Stavke plaćanja (automatski generirane iz grupiranih naloga):
    - Naziv utakmice, datum, lokacija
    - Količina ulaznica po utakmici
    - Cijena po ulaznici
    - Međuiznos po utakmici
    - Naknade (ako je primjenjivo)
  - Sažetak plaćanja (automatski generiran):
    - Ukupan iznos: €4,200
    - Razrada PDV-a (ako je primjenjivo)
    - Poziv na broj: automatski generiran (npr. DEF-2025-001234)
  - Dodatna polja (može uređivati admin):
    - Rok plaćanja/datum dospijeća (npr. 15.12.2025)
    - Dodatne napomene ili uvjeti
    - Prilagođena poruka dužniku
- Voditelj financija pregledava i uređuje:
  - Podatke o dužniku (ako su potrebne ispravke)
  - Rok plaćanja
  - Dodatne napomene
- Sustav validira sva obvezna polja
- Napomena: Upute za plaćanje (bankovni podaci, IBAN, poziv na broj) bit će dodane putem sustava e-računi
Generiranje ponude plaćanja putem e-računi
- Voditelj financija klikne "Generate Payment Offer in E-Racuni"
- Sustav se integrira s hrvatskim sustavom e-računi
- Ponuda plaćanja se kreira u e-računi s:
  - Jedinstvenim brojem ponude plaćanja
  - Podacima HNS-a (izdavatelj)
  - Podacima dužnika (primatelj)
  - Stavkama s razradom PDV-a
  - Uvjetima plaćanja i rokom dospijeća
  - Uputama za plaćanje (dodaje sustav e-računi):
    - Bankovni podaci (IBAN)
    - Šifra poziva na broj (za usklađenje/rekonciliaciju)
    - QR kod za plaćanje (ako je primjenjivo)
  - Digitalnim potpisom (usklađenost e-računi)
- Sustav automatski šalje ponudu plaćanja u e-računi portal putem API-ja
- Stiže potvrda: "Payment offer successfully created in e-racuni"
- Status ponude plaćanja u našem sustavu: "Offer Sent"
Slanje ponude plaćanja dužniku (izvan sustava, putem e-računi)
- Voditelj financija klikne "Send Payment Offer" putem emaila u e-računi
- Email je uspješno poslan

Part 2: Ručno usklađenje uplata (voditelj financija)¶

Praćenje bankovnog računa
- Voditelj financija svakodnevno provjerava bankovni račun (ili prima izvod)
- Pregledava dolazne uplate
- Identificira uplate s odgovarajućim pozivom na broj
- Bilježi neusklađene uplate za dodatnu provjeru
- Primjer: Voditelj financija identificira bankovnu transakciju: €4,200 od HNK Rijeka, Poziv na broj: DEF-2025-001234
- Voditelj financija usklađuje transakciju s ponudom plaćanja u sustavu e-računi
Financijski administrator označava plaćanje i izdaje račun u e-računi
- Voditelj financija se prijavljuje u sustav e-računi
- Ručno označava ponudu plaćanja kao "Paid" u e-računi
- Izdaje račun u sustavu e-računi za plaćeni iznos
- Račun se generira s:
  - Jedinstvenim brojem računa
  - Referencom na originalnu ponudu plaćanja
  - Podacima o potvrdi plaćanja
  - Svim stavkama iz ponude plaćanja
Sustav preuzima račun i zatvara ponudu plaćanja
- Sustav prati e-računi API za ažuriranja statusa računa
- Sustav detektira novi izdani račun za ponudu plaćanja DEF-2025-001234
- Sustav preuzima podatke računa putem e-računi API-ja:
  - Broj računa
  - PDF dokument računa
  - Podaci o potvrdi plaćanja
  - Vremenska oznaka plaćanja
- Sustav ažurira status ponude plaćanja: "Offer Sent" → "Paid"
- Svi povezani nalozi se ažuriraju:
  - Status plaćanja: "Deferred" → "Completed"
  - Ulaznice se potvrđuju kao u potpunosti plaćene
  - Financijski zapisi se ažuriraju
  - Račun se povezuje s ponudom plaćanja
- Kreira se zapis u audit logu:
  - Radnja: "Payment reconciled and invoice received"
  - Korisnik: Sustav (automatizirano putem API-ja)
  - Vrijeme: Trenutni datum/vrijeme
  - Detalji: Račun preuzet iz e-računi, ponuda plaćanja zatvorena

Alternative Flows¶

A1: Identifikacija djelomične uplate
- Bankovna transakcija prikazuje €2,000 (umjesto €4,200)
- Poziv na broj: DEF-2025-001234
- Voditelj financija usklađuje s ponudom plaćanja
- Status računa je nepromijenjen, nema ništa za napraviti u našem sustavu

Post-Flow Actions¶

Audit Trail:

Cijela povijest svih aktivnosti vezanih uz plaćanja:
- Kreiranje ponude i izmjene
- Promjene statusa
- Korisničke radnje s vremenskim oznakama
Mogućnost izvoza za potrebe revizije

Integracija s e-računi:

Životni ciklus računa u e-računi prati se putem API-ja:
- Created → Submitted → Issued → Paid

Last Updated: January 2026